Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være navn og kontaktopplysninger om deg og dine foresatte, men også annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte.
Her er noen eksempler:
- Kontaktopplysninger om deg og dine foresatte, som navn, adresse og e-postadresse.
- Informasjon om hvilken skole og klassetrinn du tilhører.
- Resultater av kartlegginger og vurderinger, som karakterer, orden og oppførsel.
- Skoleoppgaver og elevarbeid.
- Lydopptak, bilder og video.
- Kommunikasjon mellom skole og hjem.
- Fakturainformasjon om du går på SFO.
Behandlingsansvar
Kommunedirektøren (sjefen) i Gjøvik kommune er ansvarlig for at alle personopplysningene i grunnskolene i kommunen behandles trygt og riktig.
Kontakt personvernombudet vårt
Vi har en person som passer på personvern i kommunen. Hun heter Sandra, og du kan kontakte henne hvis du har spørsmål om hvordan skolen bruker dine opplysninger, eller hvis du trenger hjelp med rettighetene dine. Sandra har taushetsplikt og kan ikke fortelle andre det du sier.
Personvernombud Sandra Hannestad
Telefon: 47 48 20 45 78
E-post: sandra.hannestad@gjovik.kommune.no
Vi behandler dine personopplysninger
Skolene i kommunen samler inn og behandler personopplysninger for å kunne gjøre jobben sin. Eksempler på slike oppgaver er å gi opplæring, vurdere ditt arbeid, sørge for et trygt skolemiljø, og holde kontakt med foresatte.
De viktigste lovene skolen må følge er opplæringslova, personopplysningsloven (som inkluderer GDPR), forvaltningsloven, offentleghetslova, og arkivloven.
Skolen samler også inn noen opplysninger som vi ikke må ha for å gjøre jobben vår. Det er frivillig å gi oss disse opplysningene, og du må si ja hvis du vil dele dem. Du kan når som helst ombestemme deg. Et eksempel på dette er å bli tatt bilde av på skoletur eller andre steder utenfor undervisningen.
Noen opplysninger får vi direkte fra deg, og noen får vi fra offentlige registre som Folkeregisteret.
Tre hovedgrunner
Vi har tre hovedgrunner, eller formål, med å behandle personopplysningene til deg og dine foresatte:
- Gi opplæring
- Skoleadministrasjon, elevmapper og kommunikasjon med foresatte
- Sikker bruk av digitale læremidler
Formål én: Gi opplæring
Skolens viktigste oppgave er å gi alle elever god og tilpasset undervisning som følger læreplanen.
Vi skal holde oversikt over hvilken skole du går på og hvilken klasse du går i, hvilke fag du tar, og hvilke lærere du har. Vi lagrer også opplysninger om hvilke prøver du har tatt og lærerens vurderinger.
Formål to: Skoleadministrasjon, elevmapper og kommunikasjon med foresatte
Vi bruker et system som heter IST Everyday til skoleadministrasjon.
Her har vi kontaktopplysninger om deg og dine foresatte, karakterene dine, fravær og meldinger som er sendt mellom lærer og dine foresatte. Alle elever har en egen elevmappe, hvor vi samler informasjon som er viktig for å kunne følge deg opp på en god måte. Her kan det også være opplysninger om din helse.
Formål tre: Sikker bruk av digitale læremidler
Når du bruker nettbrettet ditt på skolen, legger du igjen spor etter deg. Skolen må logge alt for å kontrollere sikkerheten i våre systemer, men vi kan ikke bruke loggene for å sjekke hvordan du jobber.
Les om hvordan vi loggfører og passer på opplysningene dine.
Vi deler dine personopplysninger i noen tilfeller
Bare personer som trenger det for jobben sin, kan se dine personopplysninger. Noen ganger må vi dele dine opplysninger med andre.
Det kan for eksempel være Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) eller Feide (nasjonal løsning for trygg innlogging). Vi deler også dine personopplysninger med Innlandet fylkeskommune i forbindelse med opptak til videregående opplæring.
Vi sikrer dine personopplysninger
Skolene må passe godt på dine personopplysninger.
Vi gjør dette ved å kontrollere hvem som har tilgang, bruke kryptering og gi ansatte opplæring. Hvis andre enn kommunen behandler dine opplysninger, lager vi en avtale med dem for å sikre at de følger reglene. Kommunen prøver å holde personopplysninger innenfor EU og EØS. Hvis opplysninger må sendes ut av EU eller EØS, sørger vi for at det er trygt.
Vi lagrer dine opplysninger så lenge det er nødvendig
Kommunen lagrer dine personopplysninger så lenge det trengs.
Vi deaktiverer brukerkontoen din når du slutter på skolen. Etter 365 dager sletter vi den. Elevmappa di tar vi vare på, fordi skolen må kunne dokumentere skolegangen din.
Hvis vi bruker opplysningene dine fordi du har sagt ja, sletter vi dem hvis du ombestemmer deg eller når vi ikke trenger dem lenger.
Dine rettigheter
Når opplysninger om deg samles inn og brukes, har du en del rettigheter du bør kjenne til.
Du og dine foresatte kan be skolen om å se alle opplysningene vi har om deg og sende dem til deg. Fortell oss gjerne hva du ønsker innsyn i, for eksempel IST, Jamf, elevmappen eller en app på nettbrettet.
Du kan også logge deg inn på Feide Innsyn for å se alle opplysninger som ligger i den digitale brukerkontoen din. Da vil du få se informasjonen med én gang.
På privacy.apple.com kan du en kopi av dataene dine.
Når du slutter på skolen, anbefaler vi at du tar ut alt du ønsker å ta vare på. Dette må du gjøre før du leverer inn nettbrettet ditt.
Hvis du vil kan du lese mer om rettighetene dine i den generelle personvernerklæringen for Gjøvik kommune.
Du kan klage på vår behandling av personopplysninger
Vi håper at du gir beskjed hvis du ikke tror vi følger reglene. Spør gjerne vårt personvernombud Sandra om råd og veiledning.
Du kan også klage til Datatilsynet. Informasjon om hvordan du klager finner du på nettsidene til Datatilsynet.