Slik beskytter vi elevenes opplysninger

For at elevene skal utvikle digitale ferdigheter, trenger de tilgang til digitale læremidler og digitale tjenester.

Når skolen vurderer nye digitale læremidler og tjenester i grunnskolen, er det flere faktorer vi tar hensyn til. I tillegg til pedagogisk verdi og brukervennlighet, må vi sikre at personopplysningene til elevene er trygge.

Gratistjenester på nett anses for å ha høy personvernrisiko. Leverandørene av disse tjenestene tjener gjerne penger ved å samle inn personopplysninger og adferdsdata som brukes til målrettet markedsføring.

Digitale læremidler og tjenester vurderes før de tas i bruk

Er det reklame i tjenesten, må det opprettes en brukerprofil, er det Feide-innlogging, er det aldersgrense, hvor befinner leverandøren seg? For kompliserte tjenester gjennomfører vi også en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS), hvor vi vurderer risikoer og iverksetter tiltak for å redusere disse.

Der hvor det er mulig bruker vi sikker innlogging via Feide, som gjør at kun nødvendige personopplysninger deles med leverandørene. Vi inngår også databehandleravtaler med våre leverandører som sier noe om hva, hvor og hvor lenge data lagres.

Ja, det gjør vi.

Når elever bruker sine digitale verktøy på skolen, legger de igjen spor etter seg. Skolen har plikt til å etablere sikkerhetstiltak for å beskytte systemene, avdekke misbruk og ulovlig aktivitet. Derfor må for eksempel nettrafikk logges i brannmur. Vi kan kun bruke loggene for å administrere våre systemer og for å avdekke brudd på sikkerhet, men ikke for å sjekke hvordan elever jobber.

Ved eksamensgjennomføring overvåker og begrenser vi nettilgang for elever. Elevene får informasjon i forkant av eksamen om hva som gjøres fra skolens side, hva elevene må gjøre og hvor lenge loggene lagres.

Hvordan kan vi bruke loggene?

Når og hvordan vi kan bruke våre logger, har vi beskrevet i interne prosedyrer.

Eksempler er

• innsyn ved mistanke om krenkende oppførsel via elektroniske utstyr som kommunen har stilt til disposisjon
• eller innsyn ved mistanke om juks på ungdomsskolen

Skolen skal også følge opp skolemiljøsaker. Ved mistanke om eller kjennskap til at en elev ikke har et trygt og godt skolemiljø, skal skolen undersøke saken.

Læreren oppretter og håndterer elevens passord frem til eleven kan gjøre dette selv. Alle elever får et unikt brukernavn og passord, som lærer (kontaktlærer eller faglærer) oppbevarer på egnet sted, enten digitalt eller på papir.

Foresatte har rett til innsyn i barnets personopplysninger frem til barnet er myndig, men samtidig har barna rett til økende selvbestemmelse med alderen. Det er viktig å balansere barnets rett til personvern med foreldrenes behov for informasjon. Les mer om foresattes tilgang til læringsplattformer på Datatilsynet sine nettsider.

I Gjøvik kommune er det opprettet særskilte foreldrekontoer hvor relevant informasjon fra skolen er tilgjengelig for foresatte. Det er for å unngå at elever blir tvunget av de foresatte til å gi innsyn i all informasjon som er tilgjengelig for elevene.

Klasselister og elevlister ved offentlige skoler er som hovedregel offentlige dokumenter, og skoler kan i utgangspunktet dele ut klasselister til alle som ber om innsyn etter reglene i offentlighetsloven. Av personvernhensyn inneholder klasselistene ikke fødselsnumre, og vi publiserer ikke klasselistene på nett.

Dersom klasselistene inneholder opplysninger som er omfattet av taushetsplikt (for eksempel hemmelig adresse eller tilrettelagt undervisning), vurderer vi alltid nødvendigheten av å unnta hele klasselisten fra offentlig innsyn.

Alle elever har en elevmappe. Elevmappa inneholder viktig informasjon om elevenes skolegang, inkludert vurderinger, karakterer og annen relevant dokumentasjon.

Vi behandler disse opplysningene i samsvar med personvernreglene, og sikrer at informasjonen er korrekt, oppdatert og tilgjengelig for de som har rett til innsyn.

Eksempler på hva som kan ligge i elevmappa

• Navn, adresse og fødselsnummer.
• Navn på foresatte.
• Informasjon ved overføring fra barneskole til ungdomsskole.
• Referat fra utviklingssamtaler.
• Vurderinger.
• Resultat fra kartleggingsprøver og nasjonale prøver.
• Enkeltvedtak.
• Klager.
• Livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn (for eksempel fri for å feire religiøse høytider).
• Misbruk av rusmidler i skoletiden.
• Helseforhold.
• Disiplinære forhold.
• Individuelt tilrettelagte tiltak.
• Individuelle læreplaner.
• Pedagogiske rapporter og halvårsrapporter.
• Sakkyndig tilråding.
• Melding til og korrespondanse med barnevernet.
• Korrespondanse, notater, søknader og tillatelser som gjelder eleven.
• Skademeldinger til NAV og forsikringsselskap.
• Skolemiljøsaker (møtereferater, aktivitetsplaner, saker til og fra statsforvalter).

Hva sier loven?

Kapittel 25 i opplæringsloven beskriver at kommunen kan behandle personopplysninger når det er nødvendig for å utføre oppgaver etter opplæringsloven og plikten til å delta i evalueringer.

Kapittel 12 i opplæringsloven handler om retten til et trygt og godt skolemiljø for alle elever, samt skolens dokumentasjonsplikt i skolemiljøsaker.

Kommunikasjon mellom foresatte og skolen skjer fortrinnsvis gjennom Transponder Meldingsbok.

Med appen Transponder Meldingsbok kan vi enkelt holde kontakten på en trygg, sikker og effektiv måte. I stedet for e-post, SMS, papirskjemaer og meldingsbok i elevens sekk, samles all kommunikasjon i Transponder.

Les mer om kommunikasjon mellom hjem og skole.