Noen blinde må laste ned dokumenter før de kan åpne det i egne apper. Så må de søke opp dokumentet i appen. Du må derfor gi et godt filnavn som er lett å søke opp etterpå.

Eksempel på et dårlig filnavn:
Brev1.PDF

Eksempel på et godt filnavn:
Årsplan 2023.PDF

Riktig bruk av overskrifter hjelper navigering i store dokumenter. Når du bruker riktige overskrifter kan du lage innholdsfortegnelse.

Øverste overskrift skal være Overskrift 1, neste skal være Overskrift 2 og så videre. Ved et nytt tema skal det alltid være Overskrift 1.

Hvordan lage overskrift

Merk tekst som skal være overskrift og velg riktig overskrift i Stiler:

Tittel er ikke overskrift

Stilen Tittel i Word har ikke formatering og vil ikke fungere på samme måte som overskrift.

Venstrejustert tekst er lettere å lese for alle.

Unngå blokkjustering av tekst.

En lenke skal si hva det er og hvor du lenker til.

• Skriv forklarende lenketekster som forklarer hva du finner og hvor du kommer.
• Lenketeksten bør stå for seg selv eller i slutten av et avsnitt.

• Det er ikke noe poeng at de skal være korte. Lenketeksten skal beskrive hva den lenker til.

Ikke bruk lenker som:

• klikk her
• les mer
• her

Skriv heller lenketekster som hele setninger som er beskrivende.

I Gjøvik kommune skal vi bruke skrifttypen Calibri. 

Når du lager punktlister må du bruke punktlisteknappen.

Slik ser en rett punktliste ut

• Eksempel 1
• Eksempel 2

Slik ser en punktliste som ikke er universelt utformet:

* Eksempel 1
* Eksempel 2

Selv om liste nummer to ikke ser så annerledes ut, så vil ikke ett leseprogram skjønne at det er en punktliste.

Noen ganger endrer Word automatisk språk når du limer inn tekst. Dette er fordi du har krysset av for "Identifiser språk automatisk" De som bruker skjermleser får lest opp teksten etter hvordan språket er merket.

Hvis du har norsk tekst som er merket som engelsk, vil skjermlesere lese norsk med engelsk språk. Altså ikke bra.

Men hvis du har engelsk tekst, så skal du merke den som engelsk.

Hvordan merker jeg tekst med rett språk?

1. Merk den delen av teksten du vil endre
2. Enten velger du fanen Se gjennom og velg Språk eller
   klikk nederst på statuslinjen i Word på Norsk (bokmål) 
3. Så velger du rett språk i listen og Ok

Ikke bruk understreking på tekst. I digital sammenheng vil mange tro at dette er en lenke.

Sørg for å alltid skrive inn rad- eller kolonneoverskrift i tabell. Så må du si fra til Word om det er rad- eller kolonne som er overskrift.

Hvordan merker jeg tabeller med rett utforming?

• Merk tabell og klikk merkesymbol øverst til venstre
• Hvis øverste rad er tabelloverskrift? Da velger du Overskriftsrad
• Hvis venstre kolonne er tabelloverskrift? Da velger du første kolonne.

Du bør kun bruke tabell til tabelldata, men mange bruker tabell for at teksten ser finere ut i en tabell. Men om du må bruker tabell så sørg for at leserekkefølgen er korrekt. Du kan selv teste rekkefølgen ved å stå i en tabell og trykke på tabulator.

Problem

Du har en tabell med masse informasjon, men har funnet ut av de som bruker leseprogram vil få det lest opp i en ulogisk rekkefølge.

Løsning

Ved å slå sammen celler i kolonner vil du løse dette problemet. En annen løsning kan være å bruke spalter istedenfor tabell.

• Merk celler i kolonnen og høyreklikk i merket område, velg Slå sammen celler.
• Gjenta på alle kolonner

Legg til alternativ tekst på bilder og illustrasjoner. Dette gjør at brukere som ikke kan se bildet, fortsatt kan få meg seg innholdet.

En alternativ tekst skal beskrive hva det er bilde av.

Hvordan legge til alternativ tekst:

• Høyreklikk på bildet
• Velg "Sett inn alternativ tekst"
• Skriv inn en kort og forklarende tekst

Hvis det er bilder som er pynt trenger du ikke legge på tekst, da kan du sette kryss på "Marker som dekorativ".

Tekstbeskrivelse under graf

Du må legge til en god tekstbeskrivelse på alle grafer og illustrasjoner. I alternativ tekst skal du legge inn en kort beskrivelse hva grafen viser. Men du må i tillegg legge til tekst under graf slik at blinde også kan forstå hva grafen viser.

Fargeblinde

Fargeblinde kan ha problemer med å se forskjell på farger. Du kan løse dette ved å legge til tekstforklaring på selve linjen.

Du trenger ikke å fjerne fargene som på illustrasjonene, eksemplene er i sort-hvit kun for å få frem poenget.

Tittel er metadata som du må legge inn i alle dokument. De som bruker hjelpemiddel vil få lest opp tittel først. Ingen tittel - ingen opplesing.

Hvordan legge inn tittel i Word:

• Klikk Fil og informasjon
• Under Egenskaper kan du legge til en tittel

Ofte så lagrer vi Word-dokument som PDF og legger på nett eller sender digitalt til mottaker. Da er det viktig at egenskaper og struktur blir med i PDF.

Hvordan lagre PDF med rett struktur:

• Velg Fil og Lagre som 
• Velg filtype PDF
• Velg flere Alternativer
• Klikk knappen Alternativer

• Kryss av for Opprett bokmerker ved hjelp av Overskrifter
• Kryss av for Dokumentegenskaper
• Kryss av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet
• Lagre

Kontrollere at overskrifter ble med i PDF

For å kontrollere at tittelen ble med i PDF trykker du på fil, så egenskaper. Der ser du om tittelen er med.