Universell utforming av dokumenter, brev og planerRett bruk av stiler, overskrifter, gode kontraster, tabellstruktur og alternativ tekst på bilder er noe av det du må huske på når du skriver dokumenter. Ved å skrive med universell utforming i bakhode blir dokumentet bedre for personer med nedsatt funksjonsevne, men også for alle andre. Kravliste for universell utforming av Word dokument Her er en forenklet kravliste for universell utforming av Word dokumenter. Det kan være lurt å bruke denne listen når du skriver dokumenter i jobben din. 1. Ha et godt og beskrivende filnavn Noen blinde må laste ned dokumenter før de kan åpne det i egne apper. Så må de søke opp dokumentet i appen. Du må derfor gi et godt filnavn som er lett å søke opp etterpå. Eksempel på et dårlig filnavn: Brev1.PDF Eksempel på et godt filnavn: Årsplan 2023.PDF 2. Bruk stiler og overskrifter Riktig bruk av overskrifter hjelper navigering i store dokumenter. Når du bruker riktige overskrifter kan du lage innholdsfortegnelse. Øverste overskrift skal være Overskrift 1, neste skal være Overskrift 2 og så videre. Ved et nytt tema skal det alltid være Overskrift 1. Hvordan lage overskrift Merk tekst som skal være overskrift og velg riktig overskrift i Stiler: Tittel er ikke overskrift Stilen Tittel i Word har ikke formatering og vil ikke fungere på samme måte som overskrift. 3. Venstrejuster tekst Venstrejustert tekst er lettere å lese for alle. Unngå blokkjustering av tekst. 4. Bruk lenker på rett måte En lenke skal si hva det er og hvor du lenker til. Skriv forklarende lenketekster som forklarer hva du finner og hvor du kommer. Lenketeksten bør stå for seg selv eller i slutten av et avsnitt. Det er ikke noe poeng at de skal være korte. Lenketeksten skal beskrive hva den lenker til. Ikke bruk lenker som: klikk her les mer her Skriv heller lenketekster som hele setninger som er beskrivende. 5. Bruk riktig skrifttype I Gjøvik kommune skal vi bruke skrifttypen Calibri. 6. Lag riktige punktlister Når du lager punktlister må du bruke punktlisteknappen. Slik ser en rett punktliste ut Eksempel 1 Eksempel 2 Slik ser en punktliste som ikke er universelt utformet: * Eksempel 1 * Eksempel 2 Selv om liste nummer to ikke ser så annerledes ut, så vil ikke ett leseprogram skjønne at det er en punktliste. 7. Bruk rett språk Noen ganger endrer Word automatisk språk når du limer inn tekst. Dette er fordi du har krysset av for "Identifiser språk automatisk" De som bruker skjermleser får lest opp teksten etter hvordan språket er merket. Hvis du har norsk tekst som er merket som engelsk, vil skjermlesere lese norsk med engelsk språk. Altså ikke bra. Men hvis du har engelsk tekst, så skal du merke den som engelsk. Hvordan merker jeg tekst med rett språk? Merk den delen av teksten du vil endre Enten velger du fanen Se gjennom og velg Språk eller klikk nederst på statuslinjen i Word på Norsk (bokmål) Så velger du rett språk i listen og Ok 8. Unngå understreking av tekst Ikke bruk understreking på tekst. I digital sammenheng vil mange tro at dette er en lenke. 9. Merk riktig overskrift i tabeller Sørg for å alltid skrive inn rad- eller kolonneoverskrift i tabell. Så må du si fra til Word om det er rad- eller kolonne som er overskrift. Hvordan merker jeg tabeller med rett utforming? Merk tabell og klikk merkesymbol øverst til venstre Hvis øverste rad er tabelloverskrift? Da velger du Overskriftsrad Hvis venstre kolonne er tabelloverskrift? Da velger du første kolonne. 10. Ha rett leserekkefølge i tabell Du bør kun bruke tabell til tabelldata, men mange bruker tabell for at teksten ser finere ut i en tabell. Men om du må bruker tabell så sørg for at leserekkefølgen er korrekt. Du kan selv teste rekkefølgen ved å stå i en tabell og trykke på tabulator. Problem Du har en tabell med masse informasjon, men har funnet ut av de som bruker leseprogram vil få det lest opp i en ulogisk rekkefølge. Løsning Ved å slå sammen celler i kolonner vil du løse dette problemet. En annen løsning kan være å bruke spalter istedenfor tabell. Merk celler i kolonnen og høyreklikk i merket område, velg Slå sammen celler. Gjenta på alle kolonner 12 Bruk alternativtekst på bilder Legg til alternativ tekst på bilder og illustrasjoner. Dette gjør at brukere som ikke kan se bildet, fortsatt kan få meg seg innholdet. En alternativ tekst skal beskrive hva det er bilde av. Hvordan legge til alternativ tekst: Høyreklikk på bildet Velg "Sett inn alternativ tekst" Skriv inn en kort og forklarende tekst Hvis det er bilder som er pynt trenger du ikke legge på tekst, da kan du sette kryss på "Marker som dekorativ". 13. Bruk grafer og illustrasjoner på rett måte Tekstbeskrivelse under graf Du må legge til en god tekstbeskrivelse på alle grafer og illustrasjoner. I alternativ tekst skal du legge inn en kort beskrivelse hva grafen viser. Men du må i tillegg legge til tekst under graf slik at blinde også kan forstå hva grafen viser. Fargeblinde Fargeblinde kan ha problemer med å se forskjell på farger. Du kan løse dette ved å legge til tekstforklaring på selve linjen. Du trenger ikke å fjerne fargene som på illustrasjonene, eksemplene er i sort-hvit kun for å få frem poenget. 14. Legg til en dokument tittel Tittel er metadata som du må legge inn i alle dokument. De som bruker hjelpemiddel vil få lest opp tittel først. Ingen tittel - ingen opplesing. Hvordan legge inn tittel i Word: Klikk Fil og informasjon Under Egenskaper kan du legge til en tittel 15. Lagre PDF med rett struktur Ofte så lagrer vi Word-dokument som PDF og legger på nett eller sender digitalt til mottaker. Da er det viktig at egenskaper og struktur blir med i PDF. Hvordan lagre PDF med rett struktur: Velg Fil og Lagre som Velg filtype PDF Velg flere Alternativer Klikk knappen Alternativer Kryss av for Opprett bokmerker ved hjelp av Overskrifter Kryss av for Dokumentegenskaper Kryss av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet Lagre 16. Kontroller at PDF har fått med bokmerker Kontrollere at overskrifter ble med i PDF For å kontrollere at tittelen ble med i PDF trykker du på fil, så egenskaper. Der ser du om tittelen er med. Lær mer Du kan lære mer ved å se et opptak av et webinar om universell utforming i Word. Klikk her for å se webinaret om universell utforming på iktorkide.no Du kan også lese mer om universell utforming hos uutilsynet.no Kikk her for å lære mer om universell utforming på uutilsynet.no Spørsmål? Trenger du veiledning eller hjelp til å gjøre en plan eller et dokumemt universelt utformet? Ta kontakt med oss i kommunikasjonsavdelingen. Kommunikasjonsavdelingen E-post: kommunikasjon@gjovik.kommune.no