Er det en fagperson eller den eldre dama som skal få hjemmehjelp for første gang? Ulike målgrupper krever ulike måter å kommunisere på. Folk er ulike. 

Ha klart for deg hvem du skriver for, og hvorfor mottakeren skal få teksten

Når du har et tydelig bilde av mottakeren, er det lettere å tilpasse teksten til han eller henne.

Vurder hva mottakeren vet fra før, og hva du bør forklare

Har mottakeren fått informasjon om saken skriftlig, på telefon eller i møter før?

Begynn alltid med det som er viktigst for leseren. Helst allerede i overskriften.

Bruk prinsippet om fallende viktighet (omvendt pyramide). Det betyr at du starter med det som er viktigst for leseren. Deretter følger gjerne faktagrunnlaget, vurderingen og informasjon om klagerett. Henvisning til aktuelt lovverk kan komme lenger ned i teksten. Ta med det som er relevant for leseren, og stryk resten.

• Skriv gjerne en kortversjon av konklusjonen først i teksten. Leseren vil ofte være på jakt etter konklusjonen – derfor er det leservennlig å framheve den.
• Bruk gjerne ingress, slik som i avisene. Den er på en til to setninger, og gir mer utfyllende informasjon om hva teksten handler om.
• Skriver du et svar på en søknad, vil leseren være mest interessert i om den er innvilget. La dette stå tidlig i teksten, i tillegg til å få det fram i overskriften.
• I politiske saksframlegg og lignende tekster: Pass på at du faktisk gir et sammendrag av hovedpunktene/konklusjonene i saksframlegget, og ikke bare gir en pekepinn om hva saksframlegget tar for seg.
• På nett skumleser vi. Skriver du en tekst ment for nettet, er det ekstra viktig få fram hovedbudskapet både i overskriften, ingressen og teksten. Varier ordbruken

Skriv hovedbudskapet i tittelen 

Hovedbudskpet i teksten bør komme fram i tittelen. Sørg for at overskriften gir leseren informasjon om hva saken gjelder. Bruk gjerne en hel setning.

Unngå tomme fraser

Unngå tomme fraser som "i henhold til", "vedrørende" og "angående". I brev kan du gjerne henvende deg direkte til den som leser. Om du bruker pronomen som «du» eller «dere» i overskrifter, kan leseren oppfatte den som mer konkret og relevant.

Bruk ord som gjør det lettere å søke 

Husk at overskriftene skal være søkbare og lettere å finne igjen i websak, outlook eller i andre sakssystemer.

Lag informative overskrifter 

Lag informative mellomtitler  

Lag naturlige stopppunkter i teksten

Mellomtitler, kulepunkter og avsnitt gjør teksten lettere å lese. Leseren hopper gjerne underveis i lesingen. Du må få han eller hun til å stoppe opp ved det som er viktigst.

Lag mellomtitler som samsvarer med innholdet i avsnittene

Hovedpoenget i et avsnitt bør kunne oppsummeres i en mellomoverskrift. Ideelt sett skal en leser kunne danne seg et inntrykk av innholdet i en tekst bare ved å skumme mellomoverskriftene.

Del lange tekster inn i avsnitt, og sett avsnittene i en rekkefølge som er logisk for mottakeren

En god avsnittsinndeling gir både skribenten og mottakeren god oversikt over innholdet. Hvert avsnitt må ha et klart hovedpoeng, og avsnittene må plasseres i en logisk rekkefølge.

Avsnitt og luft gjør ikke nødvendigvis teksten kortere, men teksten kan bli lettere å lese. I de fleste tekster, som brev og saksdokumenter, er det best å markere avsnittet ved å sette inn en blank linje før neste avsnitt.

Bruk gjerne punklister

Punktlister gir leseren god oversikt når du skal ramse opp mange ting. 

Bruk en hyggelig tone

Kommunen er til for innbyggerne. Bruk en hyggelig tone når du skriver brev og e-poster.

Skriv du og dere 

Det er ikke lenger vanlig å bruke høflighetsformene «De», «Dem» og «Deres». Det bidrar til å skape avstand til leseren. Bruk du og dere som tiltaleform.

Unngå tredjeperson 

Unngå tredjeperson (søker, mottaker, pasient, tiltakshaver, elev) eller ubestemt pronomen (man og en)

Ikke skriv for lange og kompliserte setninger, men si én ting om gangen

Del lange setninger som kan deles. Forsøk å unngå lange innskudd. Vurder om innskuddene kan skilles ut som egne setninger.

Sett punktum, og skriv kort når du kan. 

Pass på at nødvendig informasjon ikke er underforstått eller utelatt

Husk at ikke alle mottakere har dine kunnskaper. Ikke overlat til mottakeren å finne ut hva som står mellom ordene og linjene.

Unngå substantivssyken, bruk heller aktive verb 

Unngå tunge omskrivninger med substantiv. Bruk heller konkrete verb når du beskriver en handling. 

Unngå forkortelser 

Vi bør bruke færrest mulig forkortelser i løpende tekst, det gir dårlig flyt i teksten.

Unngå fyllord og unødvendige presiseringer

Fjern fyllord og presiseringer som ikke tilfører setningen mer informasjon. Bruk korte ord i stedet for lange og sammensatte ord. (En problemstilling er ofte bare et problem.)

Forklar et faguttrykk første gang du bruker det

Husk at forklaringen må være god. Unngå å forklare ett faguttrykk med et annet faguttrykk, eller bare vise et eksempel på bruk av faguttrykket.

Velg oppdaterte og konkrete ord

Velg ord som ligger nær dagligspråket. Unngå gammeldagse ord og uttrykk. Styr også unna abstrakte ord med vagt innhold.

Bruk et moderne språk

Bruk et moderne språk og unngå formuleringer som virker fremmede eller foreldet. En såkalt «kansellistil» skaper unødvendig avstand til leseren. Skal vi skrive et godt offentlig språk i dag, må vi skrive klart og følge språkutviklingen ellers i samfunnet. Få bruker ord som «påse» og «angående» i talespråket i dag. Prøv å skrive slik du snakker – og bruk unntaksvis ord du knapt bruker i muntlig språk.

Vær obs på moteuttrykk

Moteord dukker opp i språket vårt ved jevne mellomrom. De siste årene har du kanskje sett ordene «i forhold til», «fokus», «proaktiv» og «framoverlent» bli mye brukt. Så mye, at de nesten mister betydningen sin og blir til en klisjé. Da virker de mot sin hensikt. Ofte blir de også brukt feil. Vær derfor varsom med moteordene, og bruk dem riktig. «I forhold til» er for eksempel et sammenligningsuttrykk. Jobber du mye i forhold til forrige uke, betyr det at du jobber mye sammenlignet med forrige uke. Du jobber ikke mye «i forhold til» en plan. Du jobber mye «med» en plan.

Det er lett å se seg blind på egen tekst. Du skriver ikke for deg selv. 

Få en kollega til å lese over teksten din, eller ta deg tid til å lese den høyt. Bruk oppslagsverk og lær deg de mest sentrale skrivereglene.

Gi leseren tid til å trekke pusten. Bruk korte setninger der det er mulig. Lange setninger er lite leservennlige og gjør det vanskelig for leseren å få tak i innholdet. Si én ting om gangen. Det gjør teksten din mer leservennlig og forståelig. Her får du noen tips til å skrive kort. Å skrive kort er en kunst, men øvelse gjør mester!

Slett gjentagelser

Hver setning skal drive teksten framover. «Vi etterlyser kreative mennesker som kan bidra med innovative ideer og nyskapende løsninger» betyr omtrent det samme som «Vi er ute etter nyskapende løsninger». Det er som oftest kreative mennesker som kommer opp med disse.

Slett unødvendig og forvirrende detaljer 

Skill mellom det leseren må vite, og det som det bare er greit å vite.

Slett eller skriv om de første avsnittene

Gå tilbake til de første avsnittene etter at du har skrevet ferdig resten av teksten. Bruker du litt tid på å skrive om disse linjene, blir teksten ofte mye bedre.

Ta bare med det som er relevant for mottakeren 

Alt overflødig tar du vekk. Har leseren nytte av at du gjør rede for hele prosessen fram til konklusjonen? Eller trenger leseren først og fremst konklusjonen og de mest sentrale begrunnelsene for konklusjonen?