Hvordan skrive en god e-postE-post er et av de viktigste verktøyene til mange ansatte i Gjøvik kommune. Derfor er det viktig at e-postene du skriver er skrevet på riktig måte. Husk at e-poster blir skumlest. Vi skanner teksten for å få oversikt og finne ut om det er en oppgave som skal løses. 11 tips til effektiv e-poster 1. Vurder om du heller bør ta det muntlig I en muntlig dialog kan du justere underveis – skriftlig tekst er lettere å misforstå. Vurder derfor om du heller skal ringe eller ta det ansikt-til-ansikt – særlig når det er høy kompleksitet eller temperatur i kommunikasjonen. 2. Bruk til, kopi og blindkopi bevisst Plasser de som skal gjøre noe i til-feltet. Sett de som bare skal orienteres i kopi-feltet. Bruk blindkopi når du skal sende e-post til mange. Tenk deg om før du bruker svar alle-funksjonen. Få fram hva mottakerne skal gjøre: Skriv tydelig hvem som skal gjøre hva. Eksempel: Emil: Gjør oppgave 1 Kristin: Gjør oppgave 2 3. Avslør mest mulig i emnefeltet Emnefeltet fungerer som både overskrift, sammendrag og gjerne teaser også. Bruk det til å få tydelig fram hva e-posten handler om. Et godt emnefelt forteller leseren hva akkurat denne e-posten handler om kan stå alene og fortsatt være meningsbærende avslører så mye som mulig av innholdet og gir gjerne nyttig informasjon Eksempel på et dårlig emnefelt: Møte internt HMS Vedrørende din siste henvendelse Jobbe fredag? Eksempel på et godt emnefelt: Møte om nye HMS- rutiner 9. juni kl. 10 Søknaden din er godkjent Kan du lede avdelingsmøtet på fredag? 4. Bruk mellomtitler for å gi oversikt Framhev de viktigste poengene eller temaene med mellomtitler. Da legger du til rette for effektiv skumlesing. En veiledende mellomtittel får tydelig fram innholdet i det aktuelle avsnittet får fram hva leseren skal gjøre kan brukes til å framheve frister og svare på aktuelle spørsmål 5. Rydd opp med punktlister Det kan være utfordrende å skille på spørsmål og svar i lange e-posttråder. Bruk punktlister eller nummererte lister for å dele opp spørsmål eller avklaringer. Huskeliste for gode punktlister Det er viktig at punktene er passe lange (maks to setninger) er passe mange (maks sju punkter) har samme språklige form henger godt sammen med innledningen er korrekte Eksempel på en dårlig punktliste Vi ser etter deg som: Er kreativ Initiativrik Høy gjennomføringsevne og arbeidskapasitet er viktig. Strukturert og fleksibel Du må ha gode samarbeidsevner. Eksempel på en god punktliste Vi ser etter deg som er kreativ og initiativrik har høy gjennomføringsevne og arbeidskapasitet er strukturert og fleksibel er god til å samarbeide med andre Tegnsetting i punktlister Stor forbokstav: Når punktene er fullstendige setninger, skal det være stor forbokstav og punktum til slutt. Liten forbokstav: Når punktene ikke er fullstendige setninger, skal det være liten forbokstav og ikke punktum. Kolon: Det skal være kolon etter innledningsordene bare dersom du ville ha satt kolon der i vanlig løpende tekst. 6. Bruk en passende tone Start på en imøtekommende måte Det kan være fristende å gå rett på sak, men ofte er det viktig å etablere relasjonen først. For eksempel: Ja, dette må vi finne ut av. Takk for en hyggelig prat i går! Jeg skal ta over dette prosjektet for Stine. Hvorfor er tonen i teksten viktig? Fordi relasjonen til leseren er viktig. Fordi tonen har noe å si for påvirkningskraften din. Fordi tonen speiler verdiene dine. Husk også riktig e-postsignatur Alle ansatte i Gjøvik kommune skal bruke riktig e-postsignatur. Du finner Gjøvik kommune sin e-postsignatur i vår grafiske profil. 7. Bruk emojier bevisst Smilefjes er effektive «nærværsspor» som har kommet til fordi e-post er en mer muntlig kanal. Bruk få smilefjes og bare der det passer – i utvilsomt positive sammenhenger. 8. Skriv konfliktdempende Hvis det oppstår et problem, blir det viktig å vise at vi har forstått og mottatt dette før vi durer videre til løsninger. Eksempler: Jeg skjønner godt at dette er frustrerende. Oi! Sånn skal det jo ikke være! Ja, det skal vi fikse. Gi tydelig beskjed hvis det tar tid å svare Gjør det tydelig at du jobber med saken, og at mottakeren skal få svar, så de slipper å lure eller mase. Eksempler: Dette må jeg sjekke med en kollega før jeg kan svare deg. Du hører fra meg på fredag. Dette er nytt for meg, kan jeg komme tilbake til deg i morgen etter at jeg har sjekket litt? Spør om mottakeren har fått svar på alt Sørg for at du svarer på hele spørsmålet eller alle spørsmålene. Spør hvis du er usikker. Eksempler: Forstod jeg deg rett her? Fikk du svar på det du lurte på? 9. Tilpass språket til mottakeren E-post er en mer muntlig kanal enn brevet. Vær derfor like konkret og direkte som når du snakker. Vær særlig på vakt mot unødvendig byråkratisk sjargong. Bruk fagspråk når du må – men ta hensyn. Begrens bruken av forkortelser - det er ikke sikker alle vet hva de betyr. Ekstra tips: Rediger eventuelt innholdet i den opprinnelige e -posten før du sender videre til andre. Gjør det enkelt å handle ved å bruke lenker og vedlegg. 10. Skriv korrekt Hvorfor er det viktig å skrive korrekt? For å framstå som seriøs, unngå unødvendig støy og for å unngå misforståelser. Her er noen nyttige hjelpemidler: Ordbok Språkrådet Korrekturavdelingen Bruk stavekontrollen i Word og Outlook. 11. Hold styr på innboksen Hvordan holder du styr på innboksen? Slette: Vurder først om du kan slette e-posten med det samme. Delegere: Kan du gi ansvaret for e-posten videre til noen andre? Svare: Kan du kanskje svare på e-posten med det samme? Utsette: Kan du utsette å behandle e-posten ved å markere den? Gjøre: Kan du utføre med det samme det du blir bedt om? Bruk teknikker som passer for deg og kollegaene dine Bruk etiketter, mapper og markeringer for å gjøre det lett å finne fram. Bli enige om hvilke kanaler dere bruker til hva.