Saksframlegg blir ofte lest av personer som ikke er fagpersoner og har dårlig tid. Det er derfor viktig at saksframlegg er tydelige og kortfattet.
Hva er et godt saksframlegg?
Et godt saksframlegg skal
- forberede og underbygge vedtak
- dokumentere grunnlaget for vedtak
- gjøre det mulig å gjøre vedtak uten at saksbehandler selv er til stede
- sikre god saksbehandling
Hva kjennetegner et godt saksframlegg?
- objektivt og underbygd
- balansert
- ryddig og oversiktlig
- klart og forståelig
Malen for saksframlegg i Gjøvik kommune
- Overskrift: Skal være kortfattet, men skal beskrive hva saken dreier seg om. Bruk gjerne en hel setning.
- Forslag til vedtak.
- Sammendrag: Dersom saken er lang og omfattende anbefales det å ha et kort sammendrag.
- Bakgrunn for saken: Hvorfor blir denne saken fremmet nå, hvilket problem eller oppgave skal de folkevalgte løse?
- Fakta/Saksutredning: Her skal saksbehandleren, på et fullstendig men kortfattet måte, legge fram momentene i saken. Denne delen skal være mest mulig objektiv, ikke vurderende.
- Egenvurdering: Saksbehandleren skal nå vurdere og veie momentene i saken opp mot hverandre. Her kommer altså begrunnelsen for vedtakfremlegget.
- Konklusjon: Dersom vurderingsdelen er lang skal saken ha en konklusjon.
Gå gjerne inn på EQS ID 4404 for å lese rutinen om hvordan et politisk saksframlegg skal være.
Forskjellen mellom fakta og vurdering
- Fakta = det du vet om saken fra andre kilder
- Vurdering = Det administrasjonen mener om saken i lys av andre hensyn. (altså hvordan dere vekter og vurderer fakta).
I vurderingen skal du vurdere faktagrunnlaget, bruk derfor vurderende ord og bindeord. Husk å drøft både fordeler og ulemper. Sjekk også at du kan kvittere ut all informasjon du har tatt med i faktadelen.
- fordi, derfor, dersom, derimot, dessuten, ettersom, likevel, slik, men, og, videre
- På de ene siden - på den andre sidne
- sist, men ikke minst
- i motsetnings til
- på tross av
- når det gjelder
- først og fremst
- selv om
- ikke desto mindre
- av den grunn
- som følge av
- til en viss grad
- i tillegg